So sicherst Du Dir mit Sachbezug Deinen Steuervorteil bei der Büroverpflegung

Was machen “die Großen”, was können “die Kleinen”?

Das leibliche Wohl der Mitarbeiter ist für Unternehmen sehr wichtig, die richtige Büroverpflegung spielt dabei eine große Rolle. Denn nur Mitarbeiter, die sich bei der Arbeit wohlfühlen, keinen Hunger haben und dadurch weniger Stress verspüren, sind gesund und arbeiten effizienter. Das Gute: bei der Wahl der Büroverpflegung lassen sich auch noch ordentlich Steuern sparen!

Das Prinzip von Kantinen

Große Unternehmen haben deshalb oftmals Kantinen, ein Konzept, das lauter Vorteile birgt: Die Mitarbeiter müssen sich nicht selbst um die Organisation ihres Mittagessens kümmern und sparen wertvolle Zeit. Das in Kantinen angebotene Essen ist außerdem ausgewogen und gesund. Dadurch sind die Mitarbeiter langfristig weniger krank, fühlen sich motivierter und wer davon überzeugt ist, dass das eigene Unternehmen die beste Currywurst des Landes anbietet, geht vielleicht jeden Tag noch etwas lieber zur Arbeit.

Steuervorteil der Kantine

Doch was viele Arbeitgeber kleinerer Unternehmen nicht wissen: Wer sich die Büroverpflegung der „Großen“ abschaut, sichert sich einen Steuervorteil.

Inwiefern birgt die Kantine einen Steuervorteil? Indem der Arbeitgeber für das Essen seiner Mitarbeiter bezahlt, liefert er ihnen ein Gehaltsextra in Form eines Sachbezugs. Der Sachbezug besteht zwar nicht aus Barmitteln, gehört aber als geldwerter Vorteil zum steuerpflichtigen Arbeitslohn seiner Angestellten und wird pauschal mit 25% versteuert. Doch diese Steuern lassen sich sparen. Das einzige was der Mitarbeiter tun muss, ist sich mit dem vollen Sachbezugswert von 3,17 EUR selbst am Essen zu beteiligen. Dieser Wert kommt durch eine durchschnittliche und jährlich angepasste Kalkulation der Verbraucherpreise für Mittagessen zustande. Zahlt der Arbeitnehmer weniger, sagen wir 1,60 EUR, dann bleiben 1,57 EUR geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss. Es lohnt sich also, die vollen 3,17 EUR zu bezahlen. Der Rest des Mahlzeitenwertes wird vom Arbeitgeber übernommen und ist für ihn als Betriebs- bzw. Werbekosten steuerlich voll abzugsfähig. So erhält ein Mitarbeiter grob gerechnet täglich beispielsweise ein Mittagessen im Wert von 7 EUR und muss selbst nur 3,17 EUR dazu aus eigener Tasche beitragen. Die restlichen 3,83 EUR übernimmt der Arbeitgeber als Zuschuss, der steuerlich abzugsfähig ist. Das Mittagessen kostet den Mitarbeiter im Monat also knapp 70 EUR, anstelle von 154 EUR. Damit bleibt eine Gehaltserhöhung von rund 84 EUR. Nun ist das Geheimnis gelüftet, warum Kantinenessen so günstig ist und trotzdem gut sein kann!

Büroverpflegung für kleine Unternehmen

Aber was können kleinere Unternehmen ohne Kantine daraus lernen? Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Du als Chef für Büroverpflegung sorgen kannst:

Mittagessen als Geschenk

Die nobelste Variante wäre, den Mitarbeitern das Mittagessen den ganzen Monat zu bezahlen. Dies ist allerdings nicht sehr sinnvoll, denn Geldwerte Vorteile (einfach gesagt: Geschenke) dürfen pro Mitarbeiter im Monat den Wert von 44 EUR nicht übersteigen. Alles was darüber hinausgeht muss vom Mitarbeiter selbst versteuert werden und der Arbeitgeber könnte sie nicht als Kosten absetzen.

Essenschecks

Eine weitere Möglichkeit der Mitarbeiterverpflegung stellen Essenschecks (zum Beispiel von Solexo oder Edenred) dar. Sie kommen in Form eines Essenszuschusses durch den Arbeitgeber einer Nettolohnerhöhung gleich. Die Gutscheine können zum Beispiel in Restaurants, Bäckereien und Cafés für beliebige Gerichte eingelöst werden. Damit hat man vollkommen selbst in der Hand, was es zum Mittagessen gibt. Das bedeutet aber auch, dass man selbst für die Qualität seiner Ernährung sorgen muss. Der größte Nachteil des Konzepts ist jedoch, dass nicht jedes Lokal die Checks annimmt. Gerade wer am Stadtrand oder in kleineren Orten arbeitet, kann oftmals lange nach Partnern suchen. Außerdem erhält man bei Einlösung der Gutscheine kein Rückgeld, was bedeutet, dass ungenutztes Guthaben verfällt.

pro

  • Nettolohnerhöhung
  • Gericht nach Tagesstimmung auswählen
kontra

  • Nicht überall einlösbar
  • Essen muss nicht gesund sein
  • Kein Rückgeld
  • Keine Förderung des Teamgeistes

Lunchit

Wer sich nicht lange auf die Suche nach einer Annahmestelle für Essenschecks machen möchte, kann neuerdings auch mit der App von Lunchit den Restaurantbeleg einscannen und sich vom Arbeitgeber einen Teil des ausgegebenen Betrags steuerfrei erstatten lassen. Dieser Service ist allerdings bei über neun Mitarbeitern im Betrieb für den Arbeitgeber kostenpflichtig. Ab dem zehnten Mitarbeiter kostet er für eine kleinere Firma 14,90 EUR pro Mitarbeiter pro Monat oder 149 EUR im Jahr.  Abgesehen davon bleibt das Problem, dass in ruhigen Umgebungen die Auswahl an Restaurants und Imbissen oft wenig Abwechslung bietet oder erst gar keine vorhanden sind.

pro

  • Nettolohnerhöhung
  • Keine Abhängigkeit von Annahmestellen
  • Gericht nach Tagesstimmung auswählen
kontra

  • Nicht umsetzbar in ruhigen Umgebungen
  • Essen muss nicht gesund sein
  • Keine Förderung des Teamgeistes
  • Aufwand des Scanvorgangs

Essen auf Rädern

Dann wäre da noch der Klassiker: Essen auf Rädern. Die meisten denken dabei sofort an Senioren, angeboten wird der Service aber auch im Bereich der Büroverpflegung. Anbieter gibt es viele, das Konzept ist angesichts unkomplizierter Alternativen jedoch überholt. Durch das lange Warmhalten verlieren die Gerichte wichtige Vitamine und die tägliche oder wöchentliche Lieferung setzt voraus, dass immer jemand anwesend ist, um das Essen entgegenzunehmen. Zwar kann man dort einmal pro Woche eine Sammelbestellung aufgeben, doch das Angebot der kleinen Anbieter ist meist begrenzt und es kann immer sein, dass nicht jeder im Team für seinen Geschmack fündig wird.

pro

  • Essen im Team
  • Warme Lieferung, keine Zubereitung im Büro
kontra

  • Verlust von Vitaminen und Nährstoffen
  • Begrenztes Angebot an Gerichten
  • Sammelbestellung gemeinsam aufgeben

Die Lösung mit BesserMITTAG

Wir von Besser MITTAG haben deshalb die Version des gesunden und leckeren, individuell abgestimmten Mittagessens entwickelt. Wir sind die Kantine für “die Kleinen”, indem wir Dir und Deinem Team im wöchentlichen Rhythmus Büroverpflegung liefern. Das Essen wird von unseren Partnern frisch zubereitet. Sie fertigen für euch jede Woche ausgewählte Menüs im Cook and Chill Verfahren an, die gekühlt in Dein Büro geliefert werden. Für Deinen Mitarbeiter kostet jedes einzelne Gericht steueroptimal nur 3,17 EUR, denn Du übernimmst den Rest und kannst ihn als Betriebskosten voll absetzen.

Gleichzeitig bietest Du Deinen Mitarbeitern mit Besser MITTAG die bessere Kantine, denn sie bekommen bei uns jeden Tag ihr individuelles Wunschessen! In unserem ständig wachsenden Angebot wird jeder fündig und kann sich dadurch tagtäglich auf sein selbstbestimmtes Mittagessen freuen. Damit können auch kleinere Unternehmen für Mitarbeitermotivation sorgen und gemeinsam mit ihren Mitarbeitern obendrein Steuern sparen. Unser Konzept sorgt also nicht nur für das leibliche Wohl, sondern auch für Mitarbeiterbindung und ein Gehaltsextra, das bisher nur große Unternehmen mit Kantine ihren Angestellten bieten konnten.

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